Privacyverklaring

Odin QHSE B.V. respecteert uw privacy. In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken via deze website en in onze dienstverlening, waarom, hoe lang, en welke rechten u heeft. Wij verwerken persoonsgegevens conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG.

Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

Odin QHSE B.V.
Pastoriestraat 1
3195 HT Pernis Rotterdam
KVK-nummer: 42015253
Telefoon: +31 6 23 66 08 42

Welke gegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw interactie met onze website verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht wanneer u het contactformulier invult.
• Sollicitatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, motivatie en, indien u die meestuurt, uw cv wanneer u op een vacature reageert.
• Quickscan: uw antwoorden in de QHSE-quickscan slaan wij niet op de website op. Vraagt u het rapport per e-mail of een gesprek met een consultant, dan ontvangen wij uw e-mailadres, uw antwoorden en, als u die invult, uw naam, bedrijf en telefoonnummer per e-mail. Die bewaren wij als aanvraag. Het rapport (pdf) maken wij op onze eigen server en sturen wij u direct toe; wij bewaren het niet.
• Technische gegevens: standaard server-loggegevens (IP-adres, browsertype en tijdstempel) die onze hostingpartij kortstondig bewaart voor beveiliging en foutdiagnose. Bezoekersstatistieken (Google Analytics 4) verwerken wij alleen na uw toestemming en met geanonimiseerd IP-adres.
• Cookie-voorkeuren: de keuze die u maakt in onze cookiebanner.

Doeleinden van de verwerking

• Beantwoorden van vragen en aanvragen via het contactformulier.
• Beoordelen van sollicitaties en in contact blijven over de vacature.
• Toesturen van het rapport van de QHSE-quickscan en daarover eenmalig per e-mail contact opnemen, of het plannen van een gesprek over uw uitslag.
• Beveiligen van de website tegen misbruik, fraude en aanvallen (onder andere via Google reCAPTCHA).
• Verbeteren van de website op basis van geanonimiseerde gebruiksstatistieken (alleen met uw toestemming).
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Rechtsgrond

Wij verwerken uw gegevens op basis van uw toestemming (cookie-voorkeuren, het rapport van de quickscan per e-mail), de uitvoering van een overeenkomst of pre-contractuele handeling (contactformulier, sollicitatie, gesprek over de quickscan), ons gerechtvaardigd belang (beveiliging) en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting.

Zakelijke relaties en opdrachten

Naast de gegevens die u via deze website achterlaat, verwerken wij persoonsgegevens in onze dienstverlening als consultancy- en detacheringsbureau. Daarbij zijn wij verwerkingsverantwoordelijke voor:

• Contactpersonen bij klanten, prospects en leveranciers: naam, functie, zakelijke contactgegevens, onze correspondentie, afspraken, offertes en facturen.
• Medewerkers van opdrachtgevers die wij bij een opdracht tegenkomen: naam en functie in rapporten, presentielijsten van trainingen, gespreksverslagen en incidentonderzoeken, uitsluitend voor zover de opdracht dat vereist.
• Professionals en kandidaten: cv, certificaten en zakelijke gegevens van de medewerkers en opdrachtnemers die wij inzetten of voor een opdracht voorstellen.

Wij gebruiken deze gegevens voor het uitvoeren van de opdracht, relatiebeheer en offertes, facturatie en administratie, de beoordeling van onze dienstverlening voor kwaliteit en certificering, en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Rechtsgrond is de uitvoering van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang bij een normale bedrijfsvoering en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting. Binnen Odin QHSE heeft iedere medewerker alleen toegang tot de gegevens die voor de eigen rol nodig zijn; dat is per rol vastgelegd. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen voor u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een klant, bijvoorbeeld in ons SIA-platform, dan zijn wij verwerker en sluiten wij een verwerkersovereenkomst; zie ook artikel 15 en 16 van onze algemene voorwaarden.

Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zoals wettelijk verplicht. De concrete termijnen per gegevenscategorie zijn vastgelegd in onze interne retentieprocedure. Wilt u weten hoe lang wij specifieke gegevens van u bewaren? Neem contact met ons op via ons contactformulier.

Ontvangers en verwerkers

Wij verstrekken uw gegevens niet aan derden, tenzij dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Wij maken gebruik van de volgende verwerkers:

• Laravel Cloud / hostingpartij: voor het hosten van de website (EU-regio).
• Postmark / Resend: voor het verzenden van transactionele e-mails (contactformulier, sollicitatieformulier en quickscan).
• Google reCAPTCHA (Google Ireland Limited): voor het beschermen van formulieren tegen misbruik.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited): voor geanonimiseerde gebruiksstatistieken, alleen na uw toestemming. IP-adres wordt verkort, advertentiefuncties zijn uitgeschakeld.
• Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited): e-mail, agenda en documentopslag voor onze dienstverlening (EU-regio).
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited): AI-assistentie bij onderzoek, analyse en documenten, zoals beschreven in artikel 16 van onze algemene voorwaarden. De gegevens die wij verwerken worden niet gebruikt om modellen te trainen.

Doorgifte buiten de EER

Google en Anthropic kunnen persoonsgegevens verwerken in de Verenigde Staten. Voor Google vindt doorgifte plaats op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie; voor Anthropic op basis van die standaardcontractbepalingen. Wij gebruiken Google-diensten in IP-anonimiserende modus en zonder advertentiekoppelingen.

Uw rechten

U heeft op grond van de AVG onder meer de volgende rechten:

• Recht op inzage in uw persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie van onjuiste gegevens.
• Recht op verwijdering ('recht om vergeten te worden').
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit.
• Recht om gegeven toestemming in te trekken, op elk moment en zonder opgaaf van reden.

Wilt u één van deze rechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier. Wij reageren binnen 4 weken. Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer en periodieke beveiligingsreviews. Odin QHSE B.V. is ISO 27001 gecertificeerd.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met vermelding van de datum van laatste wijziging.

Contact en vragen

Vragen over deze privacyverklaring of over uw gegevens? Neem contact met ons op via ons contactformulier of bel +31 6 23 66 08 42.