Algemene voorwaarden, Odin QHSE

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen en overeenkomsten tussen Odin QHSE B.V. en haar opdrachtgevers. Wij hanteren één set voorwaarden voor al onze consultancy-, detacherings- en adviesdiensten. Een afschrift wordt op verzoek kosteloos toegezonden.

Wie wij zijn

Odin QHSE B.V.
Pastoriestraat 1
3195 HT Pernis Rotterdam
KvK: 42015253
BTW: NL869301767B01

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Odin QHSE: de besloten vennootschap Odin QHSE B.V., statutair gevestigd te Waalwijk, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 42015253.
Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die met Odin QHSE een overeenkomst aangaat of daartoe in onderhandeling is.
Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Odin QHSE en Opdrachtgever tot het leveren van diensten, waaronder begrepen consultancy, detachering, advies, audits en training op het gebied van QHSE (Quality, Health, Safety, Environment).
Professional: de door Odin QHSE ingezette medewerker of onderaannemer die de werkzaamheden feitelijk uitvoert.
Diensten: alle werkzaamheden die Odin QHSE in opdracht van Opdrachtgever verricht.
Werkdag: maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Nederlandse feestdagen.

Artikel 2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachtbevestigingen (bevestigingsbrieven) en overeenkomsten tussen Odin QHSE en Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voortvloeiende of daarmee samenhangende rechtsverhoudingen.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.
De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Indien een of meerdere bepalingen van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijken, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

Artikel 3. Aanbiedingen en offertes

Alle aanbiedingen en offertes van Odin QHSE zijn vrijblijvend en dertig (30) dagen geldig, tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld.
Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.
Prijsopgaven zijn gebaseerd op de op het moment van uitbrengen geldende prijzen, tarieven, lonen en koersen. Odin QHSE behoudt zich het recht voor deze aan te passen bij tussentijdse wijzigingen.

Artikel 4. Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever een door Odin QHSE uitgebrachte offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk heeft aanvaard, dan wel op het moment dat Odin QHSE met de feitelijke uitvoering van de werkzaamheden is gestart in opdracht van Opdrachtgever.
Mondelinge toezeggingen of afspraken zijn pas bindend na schriftelijke bevestiging door Odin QHSE.

Artikel 5. Uitvoering van de opdracht

Odin QHSE voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen en volgens de eisen van goed vakmanschap. Op Odin QHSE rust een inspanningsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een resultaatsverplichting is overeengekomen.
Odin QHSE bepaalt zelf op welke wijze en door welke Professional(s) de opdracht wordt uitgevoerd. Odin QHSE heeft het recht Professionals tussentijds te vervangen, mits de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd blijven.
Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, middelen, faciliteiten en beslissingen waarvan Odin QHSE aangeeft dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de opdracht, tijdig worden verstrekt.
Indien Opdrachtgever zijn verplichtingen uit hoofde van lid 3 niet of niet tijdig nakomt, is Odin QHSE gerechtigd de uitvoering van de opdracht op te schorten zonder dat dit leidt tot aansprakelijkheid van Odin QHSE. Eventuele daaruit voortvloeiende extra kosten komen voor rekening van Opdrachtgever.
In het kader van kwaliteitsverbetering en certificering kan Odin QHSE na afronding van een opdracht contact opnemen met Opdrachtgever om de dienstverlening te beoordelen. Odin QHSE stelt de medewerking van Opdrachtgever daaraan op prijs.

Artikel 6. Inschakeling derden

Odin QHSE is gerechtigd bij de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen. De toepasselijkheid van artikel 7:404, 7:407 lid 2 en 7:409 BW wordt uitdrukkelijk uitgesloten.

Artikel 7. Wijzigingen en meerwerk

Wijzigingen in de oorspronkelijke opdracht, van welke aard dan ook, worden uitsluitend doorgevoerd na voorafgaande schriftelijke afstemming tussen partijen.
Aanvullende werkzaamheden, extra inzet of verschuiving van prioriteiten worden aangemerkt als meerwerk. Odin QHSE bevestigt meerwerk vooraf schriftelijk, inclusief de impact op uren, kosten en planning.
Opdrachtgever erkent dat meerwerk kan leiden tot verschuiving van opleverdata en verhoging van de overeengekomen vergoeding.

Artikel 8. Tarieven en kosten

Alle door Odin QHSE gehanteerde tarieven zijn in euro's en exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Reistijd wordt in rekening gebracht op basis van het overeengekomen tarief. Kilometervergoeding, parkeerkosten, tol en overige reiskosten worden tegen werkelijke kosten doorbelast, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Odin QHSE is gerechtigd haar tarieven jaarlijks per 1 januari aan te passen op basis van de Dienstenprijsindex (DPI) van het CBS, alsmede bij stilzwijgende verlenging van een lopende opdracht.

Artikel 9. Facturatie en betaling

Odin QHSE factureert maandelijks, tenzij in de opdrachtbevestiging anders is bepaald. Leidend voor de facturatie zijn de door Opdrachtgever goedgekeurde urenstaten.
Opdrachtgever beoordeelt de urenstaat binnen één week na ontvangst en maakt eventuele bezwaren binnen die termijn schriftelijk en gemotiveerd kenbaar. Uren waartegen geen bezwaar is gemaakt, worden gefactureerd.
De betalingstermijn bedraagt dertig (30) dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Bij overschrijding van de betalingstermijn is Opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is Odin QHSE gerechtigd de wettelijke handelsrente in rekening te brengen, alsmede alle redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten.
Odin QHSE is gerechtigd de uitvoering van de opdracht op te schorten of te beëindigen indien facturen niet binnen de overeengekomen termijn worden voldaan. Reeds verrichte werkzaamheden blijven onverminderd opeisbaar.
Bezwaren tegen de hoogte van een factuur schorten de betalingsverplichting niet op.

Artikel 10. Opschorting, opzegging en annulering

Beide partijen kunnen een opdracht schriftelijk opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van één maand, tenzij in de opdrachtbevestiging een afwijkende termijn is overeengekomen.
Odin QHSE is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen indien Opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, wordt ontbonden, of zijn verplichtingen uit de overeenkomst wezenlijk niet nakomt.
Bij tussentijdse beëindiging door Opdrachtgever blijven reeds uitgevoerde werkzaamheden, gemaakte uren, reiskosten en binnen de opzegtermijn geplande werkzaamheden volledig verschuldigd.
In afwijking van lid 1 en 3 geldt voor werkzaamheden met een vaste uitvoeringsdatum, zoals een RI&E, een audit, een inspectie of een training, het volgende. Opdrachtgever kan die werkzaamheden kosteloos verzetten of annuleren wanneer hij dat meer dan twintig (20) werkdagen voor die datum doet. Verzet of annuleert Opdrachtgever later, dan brengt Odin QHSE, ongeacht de reden, een deel van het voor die werkzaamheden begrote bedrag in rekening: 40% bij vijftien (15) tot en met twintig (20) werkdagen, 60% bij tien (10) tot en met veertien (14) werkdagen en 80% bij minder dan tien (10) werkdagen voor de uitvoeringsdatum. Reeds uitgevoerde werkzaamheden blijven daarnaast volledig verschuldigd. Bij een voorgenomen annulering overlegt Odin QHSE eerst met Opdrachtgever of de werkzaamheden alsnog doorgang kunnen vinden.

Artikel 11. Vrijwaring

Opdrachtgever vrijwaart Odin QHSE voor aanspraken van derden die verband houden met of voortvloeien uit de door Odin QHSE verrichte werkzaamheden, tenzij sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Odin QHSE.

Artikel 12. Overmacht

Partijen zijn niet gehouden tot het nakomen van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd zijn als gevolg van overmacht.
Onder overmacht wordt in deze voorwaarden verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken waarop Odin QHSE geen invloed kan uitoefenen, waaronder mede begrepen: brand, pandemie, stakingen, overheidsmaatregelen, netwerk- en stroomstoringen en uitval van essentiële leveranciers.
Indien een overmachtsituatie langer dan zestig (60) dagen voortduurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat daarbij recht op schadevergoeding ontstaat.

Artikel 13. Geheimhouding

Beide partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk indien dit door een partij is medegedeeld of indien dit voortvloeit uit de aard van de informatie.
Indien partijen een afzonderlijke geheimhoudingsverklaring (NDA) overeenkomen, prevaleren de bepalingen van die NDA boven het bepaalde in dit artikel, voor zover daarvan afwijkend.

Artikel 14. Intellectueel eigendom

Alle rechten van intellectuele eigendom op de door Odin QHSE ontwikkelde of ter beschikking gestelde documenten, rapporten, methodieken, modellen, templates, hulpmiddelen en software berusten uitsluitend bij Odin QHSE, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Opdrachtgever verkrijgt na volledige betaling van de daaraan gerelateerde facturen een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor het doel waarvoor deze werken zijn opgeleverd.
Het is Opdrachtgever niet toegestaan de in lid 1 bedoelde werken te verveelvoudigen, openbaar te maken of aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Odin QHSE.

Artikel 15. Persoonsgegevens en AVG

Voor zover Odin QHSE bij de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens verwerkt in opdracht van Opdrachtgever, handelt Odin QHSE daarbij als verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Partijen sluiten in dat geval een afzonderlijke verwerkersovereenkomst waarin onder meer de aard, het doel, de duur en de beveiliging van de verwerking worden vastgelegd.
Odin QHSE treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Artikel 16. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Odin QHSE maakt bij de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik van kunstmatige intelligentie (AI), waaronder cloudgebaseerde taalmodellen, ter ondersteuning van onderzoek, analyse, documentgeneratie en kwaliteitscontrole. Dit gebruik draagt bij aan efficiëntie, consistentie en doorlooptijd van de dienstverlening.
Odin QHSE gebruikt daarbij uitsluitend AI-diensten van leveranciers die gegevens van Opdrachtgever niet gebruiken voor het trainen van hun modellen en die geheimhouding en passende beveiliging contractueel waarborgen. Waar de aard van de werkzaamheden dat toelaat, worden gegevens van Opdrachtgever vooraf geanonimiseerd.
De door AI gegenereerde output wordt altijd beoordeeld, gecontroleerd en waar nodig aangepast door een ervaren QHSE-professional van Odin QHSE. Odin QHSE is en blijft inhoudelijk verantwoordelijk voor het eindresultaat.
Opdrachtgever stemt in met het gebruik van AI op de wijze zoals omschreven in dit artikel. Indien Opdrachtgever hiervan wenst af te wijken, dient dit vooraf schriftelijk te worden overeengekomen.

Artikel 17. Niet-overname van personeel

Opdrachtgever zal gedurende de looptijd van de opdracht en tot twaalf (12) maanden na beëindiging daarvan geen Professionals die door Odin QHSE zijn ingezet rechtstreeks of via derden in dienst nemen, inhuren of anderszins voor zich laten werken, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Odin QHSE. Bij overtreding is Opdrachtgever een direct opeisbare boete verschuldigd van EUR 25.000,00 per overtreding, onverminderd het recht van Odin QHSE op volledige schadevergoeding.

Artikel 18. Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten tussen Odin QHSE en Opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de overeenkomst worden in eerste aanleg uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Zeeland-West-Brabant.

Artikel 19. Slotbepalingen

Odin QHSE is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden schriftelijk aan Opdrachtgever kenbaar gemaakt en treden in werking dertig (30) dagen na kennisgeving.
De meest recente versie van deze algemene voorwaarden is op te vragen bij Odin QHSE en prevaleert boven eerdere versies.

Vragen of een afschrift opvragen?

Heeft u vragen over deze voorwaarden of wilt u een ondertekend afschrift ontvangen? Neem contact met ons op via ons contactformulier of bel +31 6 23 66 08 42.